De Parlaeus App voor papierloos vergaderen is onderdeel van de Parlaeus Suite voor openbaar bestuur. Met de Parlaeus App bereiden colleges, raadsleden, en bestuurders hun vergaderingen en overlegmomenten eenvoudig voor.
Door de integrale benadering van openbare besluitvorming in de Parlaeus Suite sluit de Parlaeus App nauw aan op de workflow van openbare organisaties. Uitgebreide rollen en rechten, bieden zelfs voor de meest complexe bijeenkomst aan elke deelnemer toegang tot de juiste stukken. Annotaties maken, delen en becommentariëren is eenvoudig. Annotaties worden door griffie of secretariaat eenvoudig verwerkt in onderliggende documenten.
De belangrijkste voordelen op een rij:
Alle gebruikelijk voordelen papierloos vergaderen, plus:
Integraal onderdeel van ambtelijke workflow.
Uitgebreide rollen en rechten, eenvoudig toevoegen van vergaderdeelnemers
Online en offline stukken lezen, annoteren en becommentariëren
Delen van annotaties, reageren op annotaties van anderen
Altijd actuele stukken
Smart tekst doorzoekbaar
Overzicht over alle besluiten en historie
Hoe werkt het?
Parlaeus bestaat uit twee delen:
1 – De Parlaeus Suite, een online beheeromgeving voor de (ambtelijke) ondersteuning.
2 - De Parlaeus App voor vergaderdeelnemers.
Griffie, secretariaat en ambtelijke apparaat gebruiken de Parlaeus Suite (onder meer) om vergaderingen te organiseren en documenten te distribueren naar de online documentenbox van vergaderdeelnemers.
Vergaderdeelnemers hebben via de Parlaeus App toegang tot hun eigen online documentenbox. De documentenbox is ook toegankelijk via browsers.
Voordelen voor vergaderdeelnemers
Eenvoudig je vergadering voorbereiden. Voor elke vergadering heb je één pdf-vergaderdocument met daarin de agenda, vergaderdocumenten, notulen én ingekomen stukken. Je hebt dus geen eindeloze stapel verschillende losse documenten. Alles staat overzichtelijk bij elkaar.
Aantekeningen maken is simpel en je deelt ze – zelfs voorafgaand aan de vergadering – met collega’s of belanghebbenden. Ze blijven bewaard, ook na een update van de agenda of de bijbehorende documenten.
Het archief is direct beschikbaar én volledig tekst-doorzoekbaar.
Voordelen voor griffie en secretariaat
Griffies en secretariaten maken en beheren de vergaderingen via het vergaderdashboard in de Parlaeus Suite. Daarmee hebben ze maximale controle over alle informatie. Agenda’s maken en wijzigen is makkelijk. Wijzigingen aanbrengen kan tot op het allerlaatste moment voor de daadwerkelijke vergadering. Parlaeus sluit uitstekend aan op SharePoint, Corsa, Decos en andere documentmanagementsystemen. In één handeling verdeel je stukken over verschillende doelgroepen. Actiepunten en verslagen beheren is makkelijk. Je bouwt automatisch een digitaal archief op.
Voordelen voor voorzitters
Meer grip op de resultaten van de vergadering. De status van actiepunten is permanent inzichtelijk. Je kunt last minute de agenda-indeling aanpassen. Verkort de vergadertijd door vooraf aan de vergadering per agendapunt vragen te stellen aan deelnemers. Je hebt altijd alle besluiten en het complete archief beschikbaar.
Onderscheid t.o.v. andere aanbieders
Integraal onderdeel van ambtelijke workflow oplossing
Scherpe focus op verbinding met burgers (Open data)
Online én offline stukken raadplegen
In-App messaging
Eenvoudig aantekeningen delen met anderen
Volledig multiplatform
Goede aansluiting op Sharepoint, Decos, Corsa, Verseon etc.
ISO 27001/2(2013) gecertificeerd
Gecertificeerde data-opslag in Nederland
Voor wie?
Gemeenteraden
Colleges van B en W
Ambtelijke organisatie
Waterschappen
ZBO’s
Gemeenschappelijke voorzieningen
Provinciale staten
Parlementen
Parlaeus: verbindt burger met bestuur.
Belangrijk: Parlaeus voor MobileIron is een specifieke applicatie voor gebruikers van het MobileIron platform. Als uw organisatie hierover niet beschikt, dan raden we onze gewone `Parlaeus App aan.